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एक Intranet क्या है और वे अभी इतने महत्वपूर्ण क्यों है?

एक Intranet कैसे काम करता है! इसके बारे में सोचते हुए यह सिस्टम बनाने वाले तीन मुख्य Components को देखने लायक है: हार्डवेयर, प्रोग्राम और एप्लीकेशन।

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यदि आप यह जानना चाहते हैं कि Intranet कैसे काम करता है और Intranet के क्या फायदे हैं, तो यह आर्टिकल पढ़ने के लिए हैं! कंपनी की जानकारी शेयर करने से लेकर Staff की Busyness और Revenue में वृद्धि तक, एक Intranet एक आवश्यक व्यवसायिक टूल हैं! पता करे कि किसी कंपनी के Intranet द्वारा Supported डिजिटल कार्यस्थल से आपका Organization कैसे Benefited हो सकता है।

Intranet 1990 के दशक के आसपास रहा है! लेकिन पहले केवल डॉक्यूमेंट स्टोर जैसे basic functions का प्रदर्शन किया था! आज के इंटरेक्टिव प्लेटफार्म Internal information के तेज और कुशल Exchange को सक्षम करते हैं! अतीत की तुलना में काफी अलग है।

हालांकि यह विचार पुराना हो सकता है! हालांकि, Intranet Holy offerings लगातार प्रवृत्तियों के लिए अनुकूल है! कार्यक्षमता और उद्देश्य को जोड़ते हैं! modern Intranet में नवीनतम – जिसे हम कर्मचारी अनुभव Intranet कह रहे हैं – Clunky के लिए थोड़ा सा समानता है, जो कि पैंतरेबाजी के वर्जन को दर्शाता है।

एक Intranet Software एक बिजनेस का इंटरनेट का अपना इंटरनल वर्जन है! यह सॉफ्टवेयर का एक टुकड़ा हैं जिसे कार्य करने के लिए एक वेब सर्वर की आवश्यकता होती है! यह एक Cooperation platform प्रदान करता है जो आंतरिक communication को बढ़ावा देता है! Intranet का अर्थ एक डिजिटल स्थान है जो प्रतिभागियों और नोटिफिकेशन शेयर करने को एकजुट करता है।

एक Intranet क्या है?

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Organization के आधार पर Intranet वेबसाइट, internal communication platform, corporation का Collection, knowledge sharing platform या यहां तक की सोशल नेटवर्क के रूप में प्रकट हो सकता है -कोई एक निश्चित फॉर्मेट नहीं है! As a result, अक्सर भ्रम होता है कि वास्तव में क्या होता है।

आइए इसे तोड़ने की कोशिश करते हैं…

सबसे बुनियादी स्तर पर, एक Intranet एक निजी इंटरनल नेटवर्क है जो किसी ऑर्गेनाइजेशन के एम्पलॉइज को कम्युनिकेशंस, सहयोग और इंफॉर्मेशन शेयरिंग करने की सुविधा प्रदान करने के लिए डिजाइन किया गया है! वे कई डिवाइस में से एक है जो Collaboration tools, Cloud-Based Productivity Solution और Traditional Enterprise Application के अलावा डिजिटल कार्यस्थल बनाते हैं! साथ में ये टूल Digital Employee Experience (DEX) का गठन करते हैं।

अधिकांश Intranet Solution एक डेस्कटॉप Web based interface प्रदान करते हैं! जिसमें, Calendars, project timelines, task lists, confidential files और messaging tools उपलब्ध है! वर्तमान में मार्केट में मौजूद प्रोडक्ट्स के उदाहरणों में Microsoft SharePoint, Huddle, Igloo, Jostle और Staff base जैसे Dainty शामिल है!

एक Intranet, Extranet और Internet में क्या अंतर है?

Each can be used for different reasons depending on the needs of the users! Here is a simple explanation of the difference between these three networks:

एक Intranet, Extranet और Internet सभी Communications की सुविधा प्रदान करते हैं! लेकिन विभिन्न तरीकों से! यूजर्स की आवश्यकताओं के आधार पर प्रत्येक का उपयोग विभिन्न कारणों किया जा सकता है! इस तीन नेटवर्क के बीच अंतर की एक सरल व्याख्या यहां दी गई है:

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इंट्रानेट:

एक Intranet एक निजी नेटवर्क हैं! जो इंटरनेट के सामान है! लेकिन केवल Authorized लोगों के लिए सुलभ है! इसका उपयोग बिजनेस द्वारा उन information को Published और Stored करने के लिए किया जाता है! जो कर्मचारियों के लिए उपयोगी होता है! इस जानकारी का उपयोग कर्मचारी अपनी नौकरी करने के लिए कर सकते हैं! एक Modren Intranet कर्मचारियों को अपने प्लेटफार्म पर काम करने और डॉक्यूमेंट बनाने, उपयोग करने और शेयर करने की भी अनुमति देता है।

इसे कंपनी की जरूरतों के अकॉर्डिंग बनाया जा सकता है Modren Intranet Solution बाहरी संसाधनों के साथ इंटीग्रेटेड होते हैं जैसे:

Unauthorized Access से बचने के लिए एक Intranet को एक फायरवॉल की आवश्यकता होती है! फायरवॉल एक Barrier है जो Unwanted traffic को Intranet में प्रवेश करने से रोकता है।

एक्स्ट्रानेट:

एक Intranet इंट्रा नेट की एक शाखा है जो कंपनी Intranet का उपयोग करने के लिए अधिकृत थर्ड पार्टी को एक्सेस देती है! यह एक Partner, Suppliers, Seller या Customer हो सकता है! एक्स्ट्रानेट उपयोग का एक उदाहरण एक रिटेलर सप्लायर है जो डिलीवरी की सुविधा के लिए स्टॉक की जानकारी का उपयोग कर सकता है! यह कंपनी को ऑर्डर देने के लिए बचाता है! क्योंकि यह एक ऑटोमेटेकली सिस्टम है! एक अन्य उदाहरण मीडिया के लिए एक कंपनी की प्रेस रिलीज तक एक्सेस है।

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एक Intranet के साथ, एक एक्स्ट्रानेट को सुरक्षा उद्देश्यों के लिए अतिरिक्त अतिरिक्त फायरवॉल को भी आवश्यकता होती है।

इंटरनेट:

इंटरनेट कंप्यूटर का एक global network है जो सभी को जोड़ता है और सभी के लिए सुलभ है! World Wide Web (कभी-कभी इंटरनेट से भ्रमित) वह सर्विस है जो इंटरनेट प्रोवाइड करता है! Website, email, online gaming, video streaming, file sharing, आदि।

इंटरनेट का उपयोग करने के लिए आपको ऐसे डिवाइस की आवश्यकता होती है जो इसे कनेक्ट हो, जैसे की Wi-Fi या 4G कनेक्शन वाला कंप्यूटर या मोबाइल फोन! कोई भी इंटरनेट को कंट्रोल नहीं करता है और यह किसी भी कंपनी के ओनरशिप में नहीं है! सिक्योरिटी उस व्यक्तिगत कंपनी या व्यक्ति की जिम्मेदारी है जो इसे लागू करता है।

अब इंट्रानेट इतना महत्वपूर्ण क्यों है

कोविड-19 ने उद्योगों के वर्कर्स के लिए डिजिटल परिवर्तन को आगे बढ़ाते हुए काम के भविष्य को बदल दिया है! रिसर्च के अनुसार, EPO के लगभग तीन तिमाहियों (74%) ने Previous Employees को रीमोटली स्थाई रूप से काम करने की उम्मीद की थी, जो कि बड़े पैमाने पर Real Estate की लागत में कटौती की इच्छा से प्रेरित थे।

यह अनगिनत नौकरियों के लिए कम्युनिकेशन की प्रकृति को बदलता है! अब मुख्य रूप से Intranet और अन्य Collaboration software के माध्यम से संचालित किया जाना है! औजारों के सही संयोजन के बिना Full time दूरस्थ कार्य के लिए यह संक्रमण अपेक्षा की क्षमता को आमंत्रित करता है! क्योंकि अधिक कर्मचारी ब्रांडेड कार्य स्थलों को छोड़ देते हैं ताकि सीमावर्ती वर्कर्स या गिग श्रमिकों की याद दिलाने वाली roles दर्ज की जा सके! जो कि एक ऐतिहासिक रूप से अनियोजित डेमोग्राफिक है।

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क्या अधिक है, इस अपेक्षा के गंभीर मॉनेटरी रिजल्ट

Motor vehicle industry में स्टाफबेस के ग्राहकों के लिए, उदाहरण के लिए, गैर-डेस्क श्रमिकों के लिए कॉम्स और Engagement की खाई प्रतिवर्ष प्रति कर्मचारी 4,300 अमेरिकी डॉलर की लागत थी! एक Intranet के साथ डिजिटल परिवर्तन को तेज करके, कर्मचारियों ने प्रतिमाह Average 7.7 घंटे की बचत की, प्रतिवर्ष प्रति कर्मचारी 3,500 अमेरिकी डॉलर की बचत हुई।

एक इंट्रानेट की मुख्य विशेषताएं क्या है?

सबसे अच्छे Intranet बेसिक रूप से काम करते हैं और कर्मचारियों को दैनिक उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं! इसे अधिक कुशलता से काम करने के लिए एक डिवाइस के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है! तो एक Intranet की मुख्य विशेषताएं क्या है?

प्रोडक्टिविटी:

प्रोडक्टिविटी में वृद्धि मतलब लागत कम करना और लाभ में सुधार करना है! एक व्यवसाय का अंतिम लक्ष्य! कर्मचारी Intranet के माध्यम से ऐसा करने के तरीके में शामिल है:

  1. Documents और Information की खोज में लगने वाला समय को कम करना
  2. Administrative Procedures कार कार बनाना
  3. मीटिंग्स में बचत (Travel, cost, time Management)
  4. इफेक्टिव कम्युनिकेशन (Email, message)
  5. स्किल्ड टीमवर्क को बढ़ावा देना
  6. एम्प्लॉय एंगेजमेंट

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व्यवसाय में कर्मचारी की भागीदारी महत्वपूर्ण है! यदि कर्मचारी स्वयं के काम में लगे हुए और कंपनी के Overall objective वे commitment दिखाते हैं! यह प्रोडक्टिविटी और Innovation में translation करता है यह व्यवसाय को आगे बढ़ाने में मदद करता है।

  • Intranet के माध्यम से कर्मचारी की एंगेजमेंट को प्राप्त करने के तरीके हैं:
  • कर्मचारियों को मूल्यवान महसूस कराएं (Recognition, award program, training)
  • अभिव्यक्ति और विचारों की स्वतंत्र स्वतंत्रता
  • एक सरल और मोहक तरीके से कंपनी के टारगेट्स को कम्युनिकेटेड करें
  • एक सोशल सेक्टर है (Chat, Quizzes, videos, music, events)
  • मोबिलिटी

रिमोट वर्किंग आज के डिजिटल वर्कप्लेस का हिस्सा है! यह कर्मचारियों को किसी भी समय और कहीं भी काम करने की अनुमति देता है! आप जहां भी काम करने की तरीकों में Flexibility देते हैं! वहां जुड़ने में सक्षम होते है! एक उपयोगी Intranet टूल एक मोबाइल ऐप है! जो:

  • विभिन्न डिवाइसों (Mobile, tablet, laptop) से कनेक्शन की अनुमति देता है
  • तत्काल जानकारी प्रदान करता है
  • सहकर्मियों के साथ तत्काल कनेक्टिविटी देता है

एम्प्लॉय एडवोकेसी:

यह एक कंपनी के प्रमुख पहलुओं में से एक Interanet हैं! क्योंकि यह फ्री PR का एक रूप है! Motivated employees जो कंपनी अत्यधिक काम करते हैं, वे व्यवसाय को बढ़ाने में मदद कर सकते हैं! एक Employee advocacy tool के माध्यम से मुंह के विज्ञापन का Positive words कंपनी की Prestige के लिए अमूल्य है! यह:

  • उत्पादों, घटनाओं और अभियानों के बारे में जानकारी शेयर करें
  • कर्मचारियों का मैनेजमेंट के बीच विश्वास बनाएं
  • High-Caliber प्रतिभा को आकर्षित करें

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स्टोरेज:

फाइल और डाटा स्टोरेज Versatile और functional होना चाहिए! Intranet कंटेंट को क्लाउड में स्टोरेज किया जा सकता है! जो स्किल और समय की बचत है! Intranet के लिए क्लाउड डॉक्यूमेंट स्टोरेज के लाभ:

  • लॉजिकल डेटा Organization का मतलब है! इंफॉर्मेशन को खोजना आसान है
  • फाइल्स तक एक्सेस में आसानी समय की बचत होती है
  • Research या facts और आंकड़ों के लिए एक नॉलेज डेटाबेस की आपूर्ति

एक्सटर्नल ऐप्स के साथ इंटेग्रेशन:

विभिन्न विभाग कार्यों को पूरा करने के लिए विभिन्न ऐप का उपयोग करते हैं! उदाहरण के लिए HR LinkedIn का उपयोग कर सकते हैं, प्लान ट्रैलो का उपयोग कर सकते हैं! सेल स्काइप का उपयोग कर सकते हैं और बाकी बिजनेस शायद Google Purview (सभी गूगल ऐप) और माइक्रोसॉफ्ट 365 का उपयोग करते! एक intranet अन्य ऐप के साथ Integrated हो सकता है जो एक बिजनेस अपने मैनेज टूल के रूप में उपयोग करता है! एप्लीकेशन इंटीग्रेटेड के लाभ है:

  • सभी ऐप एक जगह पर मिल सकते हैं
  • नई सिस्टम्स का उपयोग करने का तरीका सिखाने की जरूरत नहीं है
  • प्लेटफॉर्म के बीच समय को कम करता है

नॉलेज:

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एक कंपनी Intranet नॉलेज का एक सोर्स हो सकती है! मार्केट रिसर्च डेटा, बिक्री के आंकड़े या कंपनी के हिस्ट्री के Intranet का उपयोग करने के तरीके से, Intranet एक ल नॉलेज प्लेटफार्म है! इसका उपयोग कर्मचारियों द्वारा किया जा सकता है और कुछ वर्गो तक एक्सेस External visitors को दी जा सकती है, जैसे कि प्रेस! एक Intranet नॉलेज का आधार:

  • एक संगठित तरीके से जानकारी प्रेजेंट करता है
  • उपयोगी जानकारी प्रोवाइड करता है जिसे लोग पढ़ना चाहते हैं
  • चल रहे डेवलपमेंट और अपडेट से गुजर सकते हैं
  • ओवरहेड्स को कम करता है क्योंकि सवालों के जवाब तुरंत हो सकते हैं

CMS: (कंटेंट मैनेजमेंट सिस्टम)

कंटेंट मैनेजमेंट सिस्टम नॉलेज के बेस को सपोर्ट करता है! यह कर्मचारियों और एक्सटर्नल विजिटर्स के लिए Proposal कंटेंट का कलेक्शन है! यह अच्छी तरह से अरेंज्ड होना चाहिए! Up-to-date होना चाहिए और बिजनेस के बेनिफिट के लिए उपयोगी कंटेंट प्रोवाइड करना चाहिए! एक intranet के CMS को नेविगेट करना और शामिल करना आसान होना चाहिए:

  • पढ़ने में आसान है! अच्छी तरह से लिखी गई कंटेंट (News, company information, articles, vacancies, reports, blogs, product information, business plans)
  • रीडर्स के लिए “Like”, “Share” और इसी तरह की रिएक्शन के लिए ऑप्शन
  • रुचि के लिए चित्र और वीडियो

सोशल नेटवर्क:

सोशल मीडिया हमारे जीने के तरीके का एक अनिवार्य हिस्सा है! एक कस्टमाइज्ड सोशल मीडिया क्षेत्र को Intranet प्लेटफॉर्म में एकीकृत किया जा सकता है! यह कर्मचारी प्रेरणा में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है! एक ऐसा क्षेत्र जहां कर्मचारी कार्यालय से जुड़ सकते हैं और ‘switch off’ कर सकते हैं! उन्हें intranet का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करेगा! Intranet पर सोशल मीडिया का उपयोग कर सकते हैं:

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  • कर्मचारी की अरेंजमेंट के लिए लीडरशिप करें
  • एक समुदाय में काम करने की भावना दें
  • कर्मचारियों को एक दूसरे के साथ बातचीत करने में मदद करें
  • कामकाजी संबंध बनाएं

कस्टमाइजेशन:

एक कंपनी Intranet एक कंपनी की जरूरतों के अनुरूप दर्जी बनाया जा सकता है! यह उतना बड़ा या छोटा हो सकता है जितना कि एक बिजनेस के लिए आवश्यक है! एक और फायदा यह है कि इसे समय के साथ डेवलपमेंट किया जा सकता है, जिससे व्यापार के लेबल और बजट में वृद्धि की अनुमति मिलती है।

केवल व्यवसाय की आवश्यकताओं को शामिल करें (इसलिए इसमें वे विशेषताएं नहीं है! जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है और वे कभी भी उपयोग नहीं करेंगे।

  • कंपनी की इमेज बढ़ाने के लिए ब्रांडेड किया जा सकता है (LOGO, Strapline, Color)
  • व्यवसाय बढ़ाने पर डेवलपमेंट करें
  • बाहरी साझेदारी, customers और Suppliers को ऑथराइज्ड एक्सेस प्रोवाइड करें ताकि वे ऑर्गेनाइजेशन के साथ अधिक कुशलता से काम कर सके

स्टाफ प्रोफाइल:

एक Intranet के Management Tool में से एक विशेष रुप से बड़ी कंपनियों के लिए,Employee profile को सूचीबद्ध कर रहा है! इनमें कर्मचारी परमिट के रूप में अधिक जानकारी शामिल हो सकती है और स्टाफ स्किल प्लान के लिए Inevitable हो सकता है! उदाहरण के लिए, एक विभाग को किसी भी अन्य भाषा में एक पत्र प्राप्त हो सकता है और किसी को इसका ट्रांसलेट करने के लिए जल्दी से खोजने की आवश्यकता होती है बाहरी ट्रांसलेट एजेंसी की तुलना में आंतरिक रुप से खोज करने के लिए यह उनके लिए अधिक लागत प्रभावी होगा! यह स्टाफ प्रोफाइल में शामिल हो सकते हैं

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  • स्किल एवं एक्सपीरियंस
  • योग्यता
  • ट्रेनिंग
  • पिछली भूमिकाएं
निष्कर्ष

एक वेब सर्वर का उपयोग इंटरनेट को होस्ट करने के लिए किया जाता है और मशीन स्वयं कंटेंट और यूजर्स की वॉल्यू पर निर्भर करेगा! उदाहरण के लिए यदि Intranet में वीडियो जैसी कंटेंट होने वाली है जिसे बहुत सारे कर्मचारियों द्वारा स्ट्रीम किया जाएगा तो सर्वर को एक Specification की आवश्यकता होगी! एक Intranet के लिए फिर से Lan के भीतर एक IP की आवश्यकता होगी।

Intranet लंबे समय तक इस तरह के मैसेजेस को व्यक्त करने का एक सस्ता तरीका है! हालांकि टूल शुरू में आवश्यक है! फिर आपका Paper based notes के विपरीत मैसेजेस आदि को स्वतंत्र रूप से वितरित करने में सक्षम होंगे।

अपने Intranet पर सलाह की आवश्यकता है? तो हमें संपर्क करें!

महान इंट्रानेट लाभ की एक श्रृंखला प्रोवाइड करते हैं लेकिन हर किसी के पास एक महान इंट्रानेट नहीं है! यदि आप चर्चा करना चाहते हैं कि अपने Intranet में सुधार कैसे करें तो हमें संपर्क करें

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